Juni 2020 – nur noch drei Wochen bis zum Stichtag. Am 1. Juli endet jedes Jahr die Bewerbungsphase. Unsere Pressemeldung geht diese Woche raus und unser Social Media Team arbeitet auf Hochtouren, damit die Meldung möglichst viele Vereine und Initiativen erreichen. In diesem Beitrag plaudern wir mal aus dem „Nähkästchen“, wie wir den künftigen Verein auswählen, wer ideal zu uns passt und wann es eben nicht passt.
Im Bewerbungsprozess hat sich einiges geändert beziehungsweise wir haben ihn einfacher und transparenter gemacht. Und auch unser Angebot für Vereine und Initiativen präsentiert sich in einer neuen, transparenteren Form.
Das sind die Neuerungen:
Neu: Der Stichtag 1. Juli
Mit unserer Vereinsgründung haben wir den Bewerbungsprozess etwas geändert: Früher war die Bewerbungsphase auf einige Wochen befristet, hatte jedes Jahr einen anderen Start- und Endtermin.
Neu ist: Vereine und Initiativen können sich ab sofort das ganze Jahr lang bewerben. Wir sammeln alle Bewerbungen bis zum Stichtag, dem 1. Juli. Dieser Stichtag bleibt künftig immer gleich.
Das bedeutet: Alle bis dahin eingegangenen Bewerbungen kommen in die Auswahlrunde für das kommende Jahr. Bewerbungen, die nach dem 1. Juli eingehen, werden erst im folgenden Jahr berücksichtigt.
Neu: Online-Bewerbung
Ebenfalls neu ist das Online-Bewerbungsformular. Das gibt es seit kurzem auf unserer Website. Hier zum Nachlesen die Voraussetzungen für Eure Bewerbung.
Ebenfalls ist dort das Bewerbungsformular in einer PDF-Version zum Download zu finden. Das ist für all die nützlich, die sich in einer Runde zusammensetzen, um die Bewerbung gut vorzubereiten, sich Notizen machen wollen, ehe sie die Bewerbung online ausfüllen und abschicken.
Neu: Unsere Module
Um Vereine und Initiativen gut über unser Angebot zu informieren, haben wir es in einzelnen Modulen dargestellt. So wird unser Angebot transparenter. Unser Angebot an Modulen wird ständig erweitert. Ist Know-how oder Unterstützung in einem Bereich erforderlich, den wir momentan nicht als Modul anbieten, greifen wir auf Experten in unserem Netzwerk zurück. Welche Module dann im Unterstützungsjahr umgesetzt werden und in welcher Reihenfolge, besprechen wir gemeinsam in einem Workshop zu Beginn unserer Zusammenarbeit. Aber dazu später. Denn erstmal geht es an die Auswahl – nach bewährter Methode.
Wie läuft der Auswahlprozess ab?
Aus allen Bewerbungen, die bis zum 1. Juli bei uns eingetroffen sind, überführen wir die wichtigsten Informationen (außer den personenbezogenen Daten, wie beispielsweise Name und Kontaktdaten der Ansprechpartner) in eine Excel-Liste, um sie allen Mitgliedern zur Verfügung zu stellen. Auch die ausführlichen Bewerbungsbögen können alle Mitglieder im Detail einsehen, um sich für das Entscheidungs-Meeting einzulesen und vorzubereiten. Entscheidend für unsere Auswahl sind die kritische Prüfung Eurer Bewerbung, Erfahrung aus vorangegangen Jahren, ja und auch etwas Bauchgefühl. Im Wesentlichen sind es folgende Punkte:
Angaben im Bewerbungsformular: Sind alle Informationen vollständig und verständlich? Entsprechen sie unseren Richtlinien?
Vereinszweck / Zweck Eurer Initiative: Unterstützt Ihr Menschen im Raum München? Spricht uns Eure Arbeit direkt an oder begeistert uns Euer Verein / Eure Initiative vielleicht sogar?
Vereinsarbeit / Arbeit Eurer Initiative: Was habt Ihr bisher auf die Beine gestellt? Wie weit seid Ihr beim Aufbau und Ausbau des Vereins bzw. der Initiative? Wo könnt Ihr noch Unterstützung brauchen? Und können wir das mit unseren Ressourcen überhaupt stemmen?
Organisation: Wie groß seid Ihr? Wie seid Ihr aufgestellt, strukturiert? Wie lange gibt es Euch schon? Welche Unterstützung bekommt Ihr aus anderen Ecken? Habt Ihr Sponsoren oder Schirmherren? Welche Aktionen habt Ihr unternommen? Welche Herausforderungen stehen für die Zukunft an? Gibt es hierzu einen groben Plan?
Eure Wunschliste: Welche Unterstützung wünscht Ihr Euch? Seid Ihr bereit, Hilfe anzunehmen, mit anzupacken und das Gelernte umzusetzen und weiter zu führen? Denn wir werden nicht für Euch die Arbeit erledigen. Vielmehr bekommt Ihr von uns Hilfe zur Selbsthilfe. Wir stehen Euch mit Rat und Seite, die Tat übernehmt Ihr 😉
Ganz wichtig: Euer Wertesystem
Gleiches zieht Gleiches an. Wir möchten gern mit Organisation zusammenarbeiten, die genauso ticken wie wir. Darum schlägt unser Herz für Organisationen zusammen, denen ein Wertesystem genauso wichtig ist, wie uns.
In einem Workshop mit Konstanze Meindl haben wir unsere 5 wichtigsten Werte festgelegt. Nach diesen Werten lebt und arbeitet unser Verein:
- VERLÄSSLICHKEIT
- VERANTWORTUNG
- ENGAGEMENT
- WIRKSAMKEIT
- QUALITÄT
Wir sind gespannt, welche Werte in Eurem Verein / Eurer Initiative verankert sind. Und wenn Ihr sie noch nicht definiert oder schriftlich festgehalten habt, können wir das gern gemeinsam tun.
Der Auswahlprozess
Und dann ist es soweit: Jedes Jahr vor den Sommerferien treffen wir uns, um in gemeinsamer Runde die Top 3 aus allen eingegangenen Bewerbungen auszuwählen.
Jeder von uns hat die gleiche Anzahl an Punkten zu vergeben. Zuvor diskutieren und besprechen wir die Bewerbungen, nehmen uns hierfür viel Zeit. Wir gehen wirklich jeden einzelnen Bewerbungsbogen im Detail durch. Am Ende des Meetings sind alle Fragen im Team geklärt, jede Bewerbung wurde ausführlich besprochen und liegt zur finalen Abstimmung bereit.
Die Abstimmung im Team
Im nächsten Schritt vergibt jeder im Team eine bestimmte Anzahl von Punkten und darf sie auf eine oder mehrere Bewerbungen verteilen. Hierzu liegen die Bewerbungsbögen aus, so kann jeder nochmal die eine oder andere Information nachlesen.
And the Winner is …
Eigentlich müsste es heißen, „and the winners are“. Denn wir wählen drei Vereine bzw. Initiativen an diesem Abend aus. Diese treffen wir nach den Sommerferien in einem persönlichen Gespräch. Denn neben all den Informationen im Fragebogen muss natürlich auch die Chemie stimmen. In dem Kennenlerngespräch können viele Fragen geklärt werden, die schriftlich nicht so richtig ankamen.
Finale Entscheidung im Herbst
Nach den drei persönlichen Gesprächen beraten wir uns erneut, wägen ab, diskutieren und fällen die finale Entscheidung für einen Verein oder Initiative, mit der sich jedes Vereinsmitglied von A runde Sach e.V. wiederfindet. Meistens können wir es kaum erwarten, bis die Zusammenarbeit mit dem Verein oder Initiative beginnt. Vorher werden noch alle, die leider dieses Jahr nicht zum Zuge gekommen sind, benachrichtigt.
Der Auftakt-Workshop
Im Herbst – meistens im November – legen wir in einem Auftakt-Workshop gemeinsam mit dem ausgewählten Verein oder Initiative die Module und die Struktur für das kommende Jahr fest. Wir erarbeiten also einen Fahrplan für unsere Unterstützung. Damit wir gleich nach der Weihnachtspause starten können.
Wie so ein Unterstützungsjahr ablaufen kann, findet Ihr in unseren Projektberichten der vergangenen Jahre. Wir freuen uns auf Eure Bewerbung!
