Als A runde Sach e.V. bespielen wir seit vielen Jahren die sozialen Medien wie z.B. Facebook, Twitter und Instagram. Dazu hatten wir eine Facebook-Gruppe mit den Social Media Redakteur*innen und eine Excel-Liste, die mehr schlecht als recht gepflegt wurde. Die Liste war unübersichtlich und brachte nur wenig Spaß beim befüllen, planen und sammeln von Ideen für neue Posts und Tweets.
Was Neues musste her!
- Es sollte von mehreren Teammitgliedern gleichzeitig bedienbar sein.
- Jeder sollte wissen, wann sie/er dran ist.
- Im Redaktionsplan sollten alle Kanäle sichtbar darstellbar sein.
- Wir wollten Themen Kanal übergreifend sammeln, schreiben, planen und posten können.
Trello ist das Zauberwort
Trello ist ein kostenloses Online Tool mit dem Teams z.B. einen Redaktionsplan (Board) erstellen können.
In so einem Board werden Listen (Spalten) angelegt wie z.B. Ideen, Planung, in Arbeit und Gepostet und darin wiederum Karten mit den Details.
Damit Ihr direkt los starten könnt, haben wir Euch in Trello eine Vorlage „Redaktionsplan“ gebastelt:
Karten – Das Herzstück
Für jeden Post bzw. jedes Thema wird eine Karte erstellt, auf der sich Infos, Links, Texte, etc. sammeln lassen. So können die Posts gut vorbereitet werden.
Den Karten in den Listen können einzelne Redakteur*innen zugewiesen werden. Farblich gekennzeichnet werden sie über Labels, die wiederum beschriftet werden können z.B. mit Facebook, Twitter, Instagram usw.
Und zu guter Letzt kann jeder Karte eine Frist – ein Datum – gegönnt werden. Somit wird über die Kalender-Übersicht relativ schnell ersichtlich, wie die Aufteilung der geplanten Posts/Tweets ist. Und ob evtl. noch Lücken sind, die geschlossen werden sollten. Per drag-and-drop lassen sich die Karten in andere Listen verschieben, z.B. wenn man in der eigenen Woche den Post nicht mehr schafft und ihn einem anderen Team-Mitglied zuordnen möchte.
Arbeiten mit Trello
Wir bei A runde Sach e.V. sind 5 Redakteur*innen, die im wöchentlichen Wechsel drei Social-Media-Kanäle (Facebook, Twitter und Instagram) bespielen.
Im Board „Redaktionsplan“ haben wir folgende Listen:
- Infos (Guidlines, SoMe Zugänge, Checklisten für Blogbeiträge, Grafikvorlagen, Hashtags usw.)
- Ideen / Themensammlung (Übersicht über Feier-/Aktions- und Ferientage, Vereinstermine, Vereinsblog, Facebook Fanpage, Twitter, Instagram, Pressemitteilung, E-Mail)
- Monats-Planung z.B. „März 2021 Planung“, darin werden alle Ideen/Themen aus der jeweiligen Liste als Karte reingeschoben, die als solche in diesen Monat passen und aus dem geschöpft werden darf.
- In Arbeit 01.-07.02. (Name der Redakteur*in)
- In Arbeit 08.-14.02. (Name der Redakteur*in)
- Weitere „In Arbeit“-Listen
- Gepostete Beiträge
- Review (Was ist besonders gut oder schlecht gelaufen?)
- Ablage
Monats-Planung
Aus der Liste Monats-Planung werden nun alle Karten in die Wochen-Listen z.B. in Arbeit 01.-07.02. geschoben, die in dieser jeweiligen Woche reinpassen.
Wochen-Listen & Karten
Zu guter Letzt bekommt jede einzelne Karte in der Wochen-Liste die/den verantwortlichen Redakteur*in zugewiesen. Jede Karte hat nun also ein Label (also den Social Media Kanal, in welchem es veröffentlicht werden soll) und eine Frist. Die Frist ist auch deshalb gut, da Trello die/den verantwortlichen Redakteur*in über die Benachrichtigungsfunktion automatisch erinnert. So gerät nichts mehr in Vergessenheit.
Besserer Überblick mit dem Power Up „Kalender“
In der kostenlosen Trello Version kann ein Power-Up aktiviert werden. Power-Ups sind kleine Add-ons, welche die Funktionalität Eures Boards erweitern.
Wir haben uns für den Kalender entschieden. Denn dieser zeigt uns – nachdem wir den einzelnen Karten Fristen gesetzt haben – wie ausgewogen unsere Kommunikation über die verschiedenen Kanälen über die Woche hinweg aussieht.
Gibt es Lücken? Dann könnte es vielleicht Sinn ergeben, eine Karte zu verschieben oder ein Zwischen-Thema mit eigener Karte anzulegen.
Fazit
Mit der gemeinsamen Arbeit am Redaktionsplan über Trello haben wir es endlich geschafft, einen guten Überblick zu behalten und am Ball zu bleiben. Wir können im Team gleichzeitig daran arbeiten, uns gegenseitig Ideen zuspielen oder diese in Karten festhalten. Wichtige Informationen zu unseren Social Media Aktivitäten werden so für alle nachvollziehbar dokumentiert und können zusammen reflektiert werden.
Aber das wichtigste zum Schluss: Es ist einfach, selbsterklärend und macht einfach nur Spaß.
Probiert es aus!
(Kleiner Pro-Tipp: Wenn Ihr eine Karte in „Gepostet“ verschiebt, dann gibt es ein Feuerwerk! Verantwortlich dafür ist das kleine Feuerwerk Icon rechts vom Listen Titel „Gepostet“.)
