Wozu ein Handbuch?
Ein Handbuch ist eine Anleitung oder auch Gebrauchsanweisung und dient als Nachschlagewerk. Es beinhaltet eine geordnete Zusammenstellung aller wissenswerter Funktionsweisen und erleichtert die Handhabung und Pflege eines Produktes. Mit ihm erlangt der Anwender alle für ihn wichtigen Kenntnisse. Oft werden Handbücher auch als Dienstanweisung genutzt.
Wie lässt sich nun diese allgemeine Definition auf einen Verein übertragen?
- In Vereinen arbeiten die meisten Mitglieder ehrenamtlich. Aufgaben werden verteilt oder in Arbeitsgruppen erarbeitet. Jeder bringt sich mit seiner ihm zur Verfügung stehenden Zeit ein. Deshalb ist es so wichtig, dass es ein Medium gibt, in welchem das erarbeitete Wissen gesammelt wird und dadurch von jedem und jeder jederzeit gefunden, nachlesen und genutzt werden kann.
- Für neue Mitglieder dient das Handbuch als Orientierung, um sich mit den Strukturen und Gepflogenheiten des Vereins vertraut zu machen.
- Für immer wiederkehrende Abläufe dient das Handbuch als Nachschlagewerk.
- Nach dem Ausscheiden von Mitgliedern kann hier das erarbeitete Wissen im Verein bleiben und über die gemeinsame Zeit vom Verein genutzt werden.
Was gehört auf alle Fälle in ein Vereinshandbuch?
Neben der Satzung und dem Organigramm bzw. den Vereinsstrukturen sollten auf jeden Fall die Vereinsvision und Vereinswerte festgehalten werden. Außerdem gehören die Konzeption, Prozessdiagramme und alle Abläufe wie das On- und Offboarding in das Handbuch. Und: Alle Arten von Vorlagen zu Ausschreibungen, Mitgliederanträgen, Datenschutzerklärungen und Formulare.
Wichtige Marketingtools wie der Styleguide mit Hausschrift, Hausfarben und allen wichtigen Druckvorlagen sollten in einem Handbuch ihren Platz finden.
Ebenso sollte es einen Platz für die Dokumentation von Arbeitstools mit ihren Passwörtern geben.
Der Zeitaufwand lohnt sich
Ein Handbuch zu entwickeln dauert Zeit und bedeutet Arbeit. Doch diese Investition lohnt sich, weil es als Grundlage für alle Zeiten genutzt werden kann und dann mit dem Verein mit wäschst. Zu dem kann es an alle Neuerungen angepasst werden kann. Neuen Mitgliedern wird dadurch der Einstieg enorm erleichtert. Mit dem Handbuch können sie sich schnell eigenständig mit dem Verein vertraut machen durch das Organigramm auch ihren eigenen Platz finden. Dadurch entsteht Sicherheit, um sich schnell am Vereinsleben zu beteiligen. Den täglichen Vereinsalltag erleichtert es, da es als Nachschlagewerk jedem Mitglied jederzeit in allen Bereichen Einblick verschafft und sich so jeder auch gut in anderen Arbeitsbereichen zurechtfinden kann. So können sich Mitglieder in ihren Aufgabenbereichen auch gut vertreten.
Dafür ist es wichtig, dass das Handbuch regelmäßig mit allen Neuerungen ergänzt und gepflegt wird und somit immer auf den aktuellen Stand gebracht wird. Es soll dem Verein als lebendiges Arbeits- und Nachschlage-Medium dienen. Um diese Lebendigkeit auf einfache Form umzusetzen, hat das Handbuch ein digitales Zuhause.
Wir von A runde Sach e. V. haben unser Handbuch in unserer Cloud hinterlegt und die Strukturen nach dem Inhaltsverzeichnis festgelegt. Während unserer Gründung haben wir so Schritt für Schritt unsere Strukturen mit Leben gefüllt und hatten einen roten Faden, der uns geleitet hat. Genauso gut kann in einem bestehenden Verein Vorhandenes neu strukturiert werden und mit Fehlendem ergänzt werden.
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